Lexware Office erklärt: Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen

Warum darf der Fuchs ab 2028 keine PDF-Rechnungen mehr verschicken? Es geht um die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, am Beispiel von Lexware Office.

Der Fuchs verkauft an andere Unternehmen in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 muss er E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch verschicken. Ab 2028 gilt das für alle Unternehmen im Inland, die an andere Unternehmen verkaufen. Kleinunternehmer sind vom Verschicken dauerhaft ausgenommen. Einige Verbände fordern eine Verschiebung, beschlossen ist sie nicht. Der Fuchs plant deshalb mit dem aktuellen Stand und nicht mit einer Hoffnung.

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch lesen kann. Die üblichen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Word oder ein einfaches Rechnungsprogramm reichen dafür nicht mehr. Eine E-Rechnung muss außerdem acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden. Ein Ordner mit PDFs auf dem Desktop erfüllt das nicht zuverlässig.

Der Fuchs nutzt deshalb eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office. Dort schreibt er Rechnungen und verschickt sie im passenden E-Rechnungsformat. Eingehende E-Rechnungen kann er dort empfangen und lesbar anzeigen. Belege fotografiert er mit dem Smartphone, die Buchhaltung läuft im selben Programm. Die Daten kann er an seinen Steuerberater weitergeben, ohne Ordner zu schleppen. Auch Angebote, Mahnungen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung laufen über dieselbe Oberfläche. Lexware Office kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Danach kostet der Tarif L 21,90 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Das sind rund 263 Euro im Jahr, der Tarif XL liegt bei 32,90 Euro im Monat. Die Softwarekosten sind für das Unternehmen in der Regel eine Betriebsausgabe. Auf Bewertungsportalen schneidet Lexware Office überwiegend gut ab. Kritik gibt es an Preiserhöhungen und an Grenzen bei komplexer Buchhaltung.

Alternativen sind sevdesk, Accountable oder die Software des eigenen Steuerberaters. Wichtig ist nur, dass das Programm E-Rechnungen erstellen und empfangen kann. Der Fuchs testet zuerst, ob es zu seinen Abläufen passt. Und er schickt eine Testrechnung an einen Kunden, bevor die Pflicht greift.

Ab 2028 ist die PDF-Rechnung für den Fuchs vorbei. Er stellt jetzt um, damit er beim Stichtag keinen Stress hat.

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